Dostępnik o planowaniu dostępności

Jak zaplanować aby zrealizować- czyli poprawa dostępności instytucji bez noworocznej ściemy.

Ten Dostępnik przygotowała dla Ciebie Agata Gawska. Już wiele razy wspominałem o niej w Dostępniku, bo znamy się od dawna, a od dłuższego czasu często i intensywnie współpracujemy. Agata zna się na tym, czego ja w ogóle nie ogarniam, czyli na zarządzaniu. Pomogła wielu różnym organizacjom w przygotowaniu planu wdrażania dostępności, bo bez planu ani rusz.

Tekst jest przede wszystkim dla osób koordynujących dostępność w organizacjach. Myślę jednak, że może przydać się każdemu do zmiany perspektywy patrzenia z doraźnej na planowaną Ja więc zamykam się i zostawiam Cię z resztą tekstu.

Nowy rok sprzyja planom, których niestety w większości nie zrealizujemy... Ci, którzy lubią liczyć policzyli, że tylko 20% planów jesteśmy w stanie zrealizować. Potwierdza się to niestety także w przypadku planowania zmian w dostępności- tylko 13% koordynatorów i koordynatorek twierdzi, że szanse powodzenia realizacji obecnego planu wynoszą 91-100% (dane pochodzą z badania „Ocena wdrażania Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami”, które realizowałam wraz z zespołem na zlecenie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Raport z badania ukaże się wkrótce na stronie Ministerstwa).

To jest naprawdę niepokojący wynik… Czy to oznacza, że praca nad przygotowaniem planu była straconym czasem? A może oznacza to, że plan został źle przygotowany, nie tylko w warstwie merytorycznej, ale przyjęto zły sposób pracy nad nim?

Zastanówmy się więc, jak zrobić plan poprawy zapewniania dostępności tak dobry, że nie ma szans, aby się nie zrealizował! Postaram się pokazać Wam jak zacząć, skąd czerpać dane i inspiracje i kogo zaangażować, jak przekonać nieprzekonanych. Czyli po prostu jak zaplanować, aby z sukcesem zrealizować.

Ale nim do tego przejdziemy, zobaczmy „grzechy główne” złych planów:.

• plan jako sztuka dla sztuki- robisz, bo Ci każą, ale najogólniej mówiąc, nie czujesz tematu…

• plan robiony tylko i wyłącznie przez koordynatora czy koordynatorkę- taki plan zawsze będzie tylko Twoim planem, nikt nie będzie czuł się współodpowiedzialny i nikt nie będzie chciał Ci pomóc w jego realizacji,

• plan bez budżetu- no nie ma szans, żeby to się udało, bądźmy szczerzy!

• plan bez zatwierdzenia- kolejny raz to będzie tylko Twój plan i tylko Twoje „zmartwienie”!

Przygotowanie

Nie będziemy zajmować się tym, o czym mówi ustawa o zapewnianiu dostępności, tylko skupimy się na tym, jak zrobić plan, który ma szanse powodzenia, bo dobry plan jest jak dobre przyjęcie! Ważne jest zarówno przygotowanie, realizacja, ale także efekt końcowy, który chcemy osiągnąć. W tym przypadku zadowoleni goście i dobra zabawa. Także dla nas jako organizatora czy organizatorki.

Jeśli miałaś lub miałeś doświadczenie z realizacją projektów, to dużo łatwiej będzie Ci przygotować plan. Plan powinien być jak projekt - powinien mieć zmapowany stan wyjściowy, zaplanowane działania, każde z działań powinno mieć szczegółowe zadania. Plan musi mieć harmonogram i budżet oraz oczywiście zaplanowane zasoby osobowe do jego realizacji.

Zmapuj sytuację-dokonaj analizy stanu zastanego

Do analizy stanu zastanego możesz wykorzystać wiele materiałów, ale już na tym etapie unikaj jednego z „grzechów głównych” i angażuj w ten proces innych, na przykład swoje koleżanki i kolegów z działów takich jak HR czy IT lub kogoś, kto pracuje w punkcie obsługi klientów.

Inne pomocne materiały, to między innymi:

• Raport o stanie zapewnienia dostępności Twojego podmiotu,

• Audyty. Jeśli chcesz wykonać wewnętrzny mini audyt dostępności mogą Ci pomóc listy sprawdzające do certyfikacji dostępności ,

• Badania jakości usług/satysfakcji klientów,

• Badanie potrzeb szkoleniowych pracowniczek i pracowników/ zgłoszenia do kadr,

• Informacje o zrealizowanych już działaniach- sprawdź, zapytaj koleżanek i kolegów co robili,

• Zalecenia Szefa Służby Cywilnej (np. w zakresie stosowania języka prostego czy zatrudniania osób z niepełnosprawnościami)- sprawdź czy już to wdrożyliście.

Zaplanuj działania

Już wiesz jaki jest stan dostępności Twojego podmiotu, teraz czas na planowanie. Wybierz te zidentyfikowane braki lub bariery, których zniwelowanie jest najistotniejsze- czy to z punktu widzenia prawa, czy to przez pryzmat potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami. Zastanów się co realnie możesz zrealizować w ciągu roku lub dwóch najbliższych lat i postaw na te działania.

Każde z działań rozłóż na czynniki pierwsze- przypisz do nich poszczególne zadania. Jeśli np. powinieneś lub powinnaś wdrożyć język prosty w instytucji, to jest to Twoje działanie – teraz musisz je zaplanować. Zadaniami w tym działaniu mogą być: wybór wykonawcy szkolenia, organizacja szkolenia, realizacja szkolenia, wdrożenie przyjętych założeń. Określ horyzont czasowy w harmonogramie planu, oszacuj zasoby finansowe niezbędne do realizacji i osoby, które powinny się w ten proces zaangażować.

Przygotowując plan, pamiętaj o jego czytelności- ułatwi to jasny podział na cztery kategorie dostępności: architektoniczną, informacyjno-komunikacyjną, cyfrową, społeczną/pozostałe działania. Ostatnia kategoria to zbiór takich działań, które trudno przypisać do jednej z tych podstawowych dostępności, ale które mogą być ważne z punktu widzenia poprawy dostępności Twojej organizacji. Mogą to być działania takie jak podnoszenie kompetencji kadry Twojego podmiotu, nawiązanie współpracy z organizacjami pozarządowymi w celu realizacji wspólnych dostępnościowych inicjatyw.

Zadbaj o to, aby prace związane z wyborem działań, zadań, szacowaniem budżetu i określaniem harmonogramu, realizować w zespole. Zespół pomoże ci dokonać analizy, ale też wyboru działań. Najlepiej gdyby to był zespół składający się z osób pochodzących z różnych komórek organizacyjnych. Zapewni Ci to różnorodne spojrzenie, ale także (super ważne!) pozwoli większej grupie osób poczuć się autorkami i autorami planu. To przy wdrażaniu działań będzie nieocenione.

Przygotowując plan pamiętaj, że najlepiej, aby był on roczny lub 2- letni, doświadczenie pokazuje, że dłuższe plany trudno się realizuje i wymagają wielu zmian.

Pamiętaj o budżecie, jak pisałam wyżej bez niego plan nie ma szans na realizację. I rzecz, o której może jeszcze nie pomyślałeś czy pomyślałaś- budżet daje Ci moc. O co chodzi? Od kilku lat poznaję coraz to nowych koordynatorów i koordynatorki pochodzą oni z różnych instytucji- małych, dużych, państwowych i samorządowych, ale nadzwyczaj często słyszę, że budżet w planie zmienił wiele. Co zmienił? Nagle ktoś się zainteresował tematem- jeśli trzeba wydać kasę, to okazuje się, że liczba zaangażowanych w to osób jest na tyle duża, że temat dostępności i jej istotności zaczyna się sam z siebie rozprzestrzeniać… Nagle okazuje się, że ludzie zaczynają pytać o co w tym chodzi, co to za wydatki, co to za działania? To wzmacnia osobę koordynującą, pozwala jej być “zauważoną”.

Kiedy już przygotujesz plan, pamiętaj żeby przedstawić go kadrze zarządzającej swojego podmiotu. Koordynatorzy i koordynatorki stosują różne techniki, często mogłyby być one uznane za „podstępne”, aby zapoznać zarządzających z planem i uzyskać ich akceptację, ale w tym wypadku przyjmijmy, że cel uświęca środki!

I na koniec najważniejsze! Plan koniecznie musi być zatwierdzony przez osobę z najwyższego kierownictwa, tak aby jak najbardziej uprawdopodobnić jego wdrożenie i aby mogła się zadziać magia rozprzestrzeniania się tematu dostępności.

Zwróć także uwagę na siebie i na to, że plan jest swoistą prezentacją obciążenia zadaniami koordynatorki czy koordynatora ds. dostępności- teraz już nikt nie będzie miał wątpliwości, że to stanowisko to też konkretne zadania!

Planer

Jakiś czas temu troje szaleńców- Gawska, Osipa i Zadrożny postanowili przygotować narzędzie, które ułatwi pracę przygotowującym plany. Poświęcili swój prywatny czas, aby pomóc tym, którzy stoją na pierwszej linii wdrażania dostępności w Polsce. I wiecie co? Każda minuta tego poświęconego czasu była ogromnie satysfakcjonująca, bo udało się nam stworzyć coś, co działa i naprawdę pomaga!

Planer to generator, który prowadzi Cię krok po kroku przez analizę stanu dostępności, działania, zadania, budżet, harmonogram, zasoby- podpowiada co i jak. Daje gotowe rozwiązania w postaci gotowych tekstów, które możesz umieścić w planie. Jest to narzędzie proste i intuicyjne. A samo narzędzie udostępniliśmy za darmo dla wszystkich.W tej chwili w Planerze mamy już 929 planów!

Jeśli zainteresowałam Cię Planerem możesz zobaczyć webinar, w którym pokazuję go i mówię jak z niego korzystać, opowiadam także o tym jak przejść przez proces tworzenia planusensownie i bezboleśnie.

Realizacja

Jeśli plan jest zatwierdzony i przyjęty przez osobę z kadry kierowniczej , a podczas przygotowywania nie popełniłeś lub popełniłaś żadnego z grzechów głównych, to jest duża szansa na powodzenie tej misji! Realizując swoje zadania krok po kroku nie martw się, jeśli czegoś nie uda się zrealizować w określonym czasie, plan zawsze możesz zmienić! Możesz poprawić swoje założenia, a niektóre działania lub zadania możesz przesunąć na kolejny miesiąc, czy też na kolejny rok, a nawet do kolejnego planu. Masz plan- teraz potrzebujesz tylko wytrwałości i wspierających ludzi- znajdź ich, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś czy zrobiłaś- to ostatni moment na szukanie sojuszników.

Efekt końcowy

Sprawdźmy- czy goście byli zadowoleni i dobrze się bawili? Kiedy już zrealizujesz swój plan, poświęć chwilę na refleksję- usiądź i ciesz się z tego, że udało się zakończyć ten etap! Pomyśl o osobach, które ci w tym pomogły, pomyśl ile musiałaś czy musiałeś przejść, jak się natrudzić, jak ciężko było zdobyć środki lub jakie problemy zdarzyło się napotkać po drodze… Doceń swoją pracę i wszystkich tych, którzy Cię wspierali i najważniejsze: pomyśl o każdej osobie, która dzięki Tobie będzie mogła się poczuć w Twojej instytucji na równi z innymi! Bo mały krok dla Ciebie może być ogromnym krokiem dla kogoś innego.

Na koniec- jeśli chcesz przeczytać więcej o tym, jak zrobić plan możesz sięgnąć do publikacji „Plan zarządzania procesami/procedurami obsługi klienta pod kątem osób ze szczególnymi potrzebami” (2 edycja) gdzie w rozdziale 6 napisałam o planie aż 7 stron.

Wieści o dostępności

Ruszyliśmy już z organizacją AutomaticA11y 2025. Piszę w liczbie mnogiej, bo mam już kilka deklaracji pomocy, a jeżeli też chcesz dołączyć, to na końcu będzie lista rzeczy, w które możesz się zaangażować. Wydarzenie jest bezpłatne i organizowane bez pieniędzy, więc bez ludzi się nie obędzie.

Rektor Polsko-Japońskiej Akademii Technik Komputerowych już potwierdził, że ponownie nas zaprasza. Niestety - 15 maja jest już zagospodarowany, więc ustalamy pasujący termin w okolicach tej daty. Tu wszystko załatwia człowiek niesamowity, który jednak chce zachować anonimowość. Będę go namawiał, żebym mógł jednak o nim opowiedzieć.

Ania Żórawska - prezeska Fundacji Kultury bez barier zadeklarowała obsługę dostępności całego wydarzenia. Już w zeszłym roku FKBB wspierała wydarzenie i sprawdziła się doskonale.

Janusz Olszyński i Anna Czapnik z Fundacji Kinematograf nagrają wszystkie wystąpienia, a pewnie też z kuluarów. To dzięki nim możesz obejrzeć filmy z wystąpień i do tego z napisami.

Agata Gawska zadeklarowała zorganizowanie poczęstunku. Jeżeli chcesz w tym jakoś pomóc, to zgłoś się do mnie, a ja Was połączę bezpośrednio. Każda pomoc się przyda.

Mam już kilka zgłoszeń osób, które chcą coś zaprezentować lub zorganizować stolik tematyczny. Wciąż jednak jest miejsce także dla Ciebie. Masz pomysł? Napisz do mnie na kontakt@automatically.pl i pogadamy.

Jeżeli chcesz jakoś wesprzeć AutomaticA11y, to zrobiłem taką małą listę:

• Masz blog, podcast lub inne medium - napisz lub nagraj coś na temat AutomaticA11y. No i wyślij link, to się ucieszę.

• Na konferencję przyjeżdżają ludzie z całej Polski i mogą być głodni. Jeżeli chcesz podzielić się z nimi kanapką, ciastkiem owsianym, butelką wody, orzechami lub czymś innym do jedzenia - zrób to. Napisz do mnie lub wprost do Agaty Gawskiej.

• Może masz smykałkę do fotografowania… Fajnie byłoby wziąć Zorkę 5 i zrobić kilka zdjęć. Z poprzedniego wydarzenia nie mamy prawie nic:(

• Możesz postawić kawę wszystkim tym ludziom, którzy pojawią się na AutomaticA11y. Rozliczę się sumiennie.

• Możesz ciepło o nas pomyśleć i zagrzewać. To bardzo potrzebne przy takiej organizacji.

I to by było na tyle. Francisie Fukuyamo - jakże głęboko się myliłeś. Świat nie kolapsuje do liberalnej demokracji, ale raczej do czegoś autorytarnego z miliarderami w tle. My Europejczycy musimy się trzymać razem. Dobrego weekendu i reszty tygodnia. A ja czekam, aż przestanie mnie boleć kręgosłup i nie będę wstawał z jęczeniem. Pa.