Dostępnik o formularzach

Elektroniczny formularz może być cyfrowo dostępny. Jednak najpierw uzgodnijmy, czym jest formularz i po co Ci jest potrzebny. Potem będzie łatwiej.

Pomysłów na tworzenie dostępnych formularzy spotkałem wiele. Jedni tworzą je w edytorze Word tak, jak kiedyś papierowe, czyli z kropeczkami. Bardziej zaawansowani korzystają ze specjalnych kontrolek formularzy, także dostępnych w Word. Jeszcze inni walczą z Adobe Acrobat, żeby stworzyć dostępny formularz PDF. Jeszcze inni korzystają z narzędzi w rodzaju Google Forms i Microsoft Forms. Czasem korzystają z gotowców oferowanych na różnych stronach. Już mnie znasz, więc wiesz że nie daję prostych odpowiedzi. Staram się jednak uprościć samo zadanie.

Czym jest formularz?

Najprościej mówiąc - jest to narzędzie do zbierania danych. Dane wprowadza człowiek, więc musi wiedzieć, jak te dane wprowadzić. Czasem jest to oczywiste, a czasem człowiekowi trzeba pomóc.

Zaczęło się od formularzy papierowych, więc przyjrzymy się temu dokładniej. Ot taki prosty przykład:

Podaj numer rachunku bankowego. Wpisz same cyfry, bez myślników i odstępów.

Rachunek bankowy: ……………………..

W tym przykładzie mamy istotne 3 elementy:

• etykietę, czyli informację, jakie dane wprowadzić

• pole wprowadzania danych, w tym wypadku wykropkowanie

• instrukcję, czyli wyjaśnienie, jak wprowadzić dane

Zatem człowiek wypełniający formularz powinien mieć informację co, gdzie i jak wpisać. Tyle wystarczy, żeby zrobić dostępny formularz elektroniczny.

Jak to zrobić w postaci elektronicznej?

Papierowy formularz ma tę cechę, że ma tylko jedną formę. Nie da się w nim powiększyć tekstu zmienić kolorów i tego wszystkiego, co daje formularz elektroniczny. Etykieta, pole wprowadzania danych i instrukcja są w papierowym formularzu powiązane ze sobą w sposób wizualny. Krótko mówiąc - patrząc na formularz wiesz, co, gdzie i jak wpisać. W formularzu elektronicznym musisz o to zadbać.

WCAG podpowiadają, że to ważne. Mówi o tym Wytyczna 1.3 – Możliwość adaptacji. Twórz treści, które mogą być prezentowane na różne sposoby bez utraty informacji czy struktury. Jest tam szczególnie ważne kryterium sukcesu 1.3.1 Informacje i relacje.

Informacje, struktura oraz relacje między treściami przekazywane poprzez prezentację mogą być odczytane przez program komputerowy lub istnieją w postaci tekstu.

Mamy zatem możliwość zrobienia tego w sposób opisowy lub semantyczny. No to zmierzmy się z tym.

Sposób opisowy

Ten sposób możesz wykorzystać do prostych formularzy, które na pewno nie będą sprytne. Musisz jakoś powiązać ze sobą etykietę i pole wprowadzania danych. Niektórzy robią wykropkowanie, jak w formularzach papierowych, ale to nie jest wygodne w użyciu. Zamiast tego możesz na początku formularza napisać coś w rodzaju “Dane wpisuj na prawo od dwukropka. Przy wybranej opcji wpisz znak X.”. Możesz też spróbować układu tabeli, który poprzedzisz informacją “Tabela ma 2 kolumny. W pierwszej jest informacja, co wpisać. Dane wprowadzaj w drugiej kolumnie.” Przy okazji - jeżeli pierwsza kolumna będzie kolumną nagłówkową, to powiążesz etykietę z polem także semantycznie.

Instrukcje stosuj wtedy, gdy dla użytkownika może nie być oczywiste, jak wprowadzić dane. Jeżeli instrukcja dotyczy całego formularza - umieść ją na początku dokumentu. Jeżeli konkretnego pola - tuż przed tym polem. I powiąż opisowo z samym polem, na przykład odnosząc się do jego etykiety: “Wstaw znak X przed wybranym przez Ciebie kolorem”.

Sposób semantyczny

To jest o wiele doskonalszy sposób tworzenia formularzy. Wymaga jednak znacznie większej wiedzy na temat używania oprogramowania. Dobrym rozwiązaniem są formularze webowe, ponieważ sposób zapewnienia ich dostępności jest dokładnie opisany i nie wymaga żadnych komercyjnych narzędzi. Do powiązania etykiety z polem wprowadzania danych służy znacznik LABEL. Do łączenia pól w logiczne grupy znacznik FIELDSET. Jest tego więcej, ale nie będę przecież robił tu całego kursu. No chyba że chcesz, to napisz to w komentarzu.

Takie semantycznie skonstruowane formularze można zrobić także w edytorach Word, LibreOffice i Adobe Acrobat. Tam łączenie pól z etykietami zrobisz za pomocą specjalnych narzędzi. Sposób ich używania to właśnie ta specjalna wiedza, którą trzeba zdobyć. Czasem musisz narysować ramkę wokół etykiety i pola wprowadzania danych, a czasem edytować właściwości. Ponieważ nie jestem fanem takich rozwiązań, to złośliwię zostawię Cię bez pomocy.

Po co Ci formularz?

To wcale nie jest banalne pytanie. Może jednak powinno brzmieć co chcesz zrobić z zebranymi danymi? Doświadczenie podpowiada mi 2 główne odpowiedzi: do wydrukowania lub do pozyskania danych do dalszego przetworzenia. Osobiście uważam, że do wydrukowania i wsadzenia do teczki wystarczy formularz opisowy. Wkładanie pracy w taki semantyczny, gdy potrzebujemy po prostu papieru jest nieefektywne.

Jeżeli jednak chcesz przetwarzać zebrane informacje dalej, to zdecydowanie warto zadbać o formularz z semantyką, a dodatkowo o przynajmniej podstawową walidację. Ludzie się mylą, więc niech ich wspiera technologia.

Pierwszy raz zetknąłem się z takim automatycznym przetwarzaniem danych podczas rejestracji na konferencję Związku Nauczycielstwa Polskiego, na pewno ponad 10 lat temu. Konferencja była na 300+ osób i trzeba było przygotować sporo dokumentów. Zrobili prosty formularz w aplikacji od Google, gdzie można było wpisać swoje imię, nazwisko, afiliację i adres email. Kto używał formularzy Google to wie, że pod spodem tworzy się arkusz z danymi. I ten arkusz posłużył do rozesłania informacji organizacyjnych, przygotowania list obecności i identyfikatorów. Wszystko z jednego pliku, z minimalnym nakładem pracy człowieka. Jak ktoś się pomylił w danych, to potem nosił identyfikator z błędem.

Do takich i podobnych celów doskonale nadają się narzędzia do tworzenia formularzy, w tym te od Google i Microsoft. To są generalnie dobre narzędzia, a do tego zaprojektowane tak, żeby zapewnić dostępność formularzom. Warto ich używać, chociaż nie zamierzam się wypowiadać na temat zgodności tej metody z RODO.

To jak robić te formularze?

No przecież napisałem na początku - nie dostarczam prostych odpowiedzi. Dopasuj metodę do swoich potrzeb. Czasem najprostsze rozwiązania są najlepsze. Przypomnę Ci jeszcze raz, co musisz przemyśleć:

• czy chcę drukować formularze, czy przetwarzać dane?

• czy akceptuję pomyłki ludzi, czy utrudniam ich popełnianie?

• jakimi narzędziami dysponuję i jakimi umiejętnościami?

A potem wybierz. Ja tylko po cichu podpowiem, że zrobienie dobrego, dostępnego i sprytnego formularza w formacie PDF jest jak najbardziej możliwe. Ale jest to też zajebiście trudne.

WCAG zawierają kryteria sukcesu dotyczące właśnie formularzy. Jest ich całkiem sporo, bo Internet to przede wszystkim różnego rodzaju formularze. Podrzucam Ci listę wybranych przeze mnie i zachęcam do dalszej lektury w WCAG. Jednak duża część z nich ma zastosowanie dopiero w formularzach, które są walidowane, czyli sprawdzane pod kątem poprawności.

• 1.3.6 Określenie przeznaczenia

• 2.2.5 Ponowne potwierdzenie autentyczności

• 2.5.6 Równoległy mechanizm wprowadzania danych

• 3.2.2 Podczas wprowadzania danych

• 3.3.1 Identyfikacja błędu

• 3.3.2 Etykiety lub instrukcje

• 3.3.3 Sugestie korekty błędów

• 3.3.4 Zapobieganie błędom (prawnym, finansowym, w danych)

• 3.3.5 Pomoc

• 3.3.6 Zapobieganie błędom (wszystkim)

• 4.1.2 Nazwa, rola, wartość

I to by było na tyle

Jeżeli Ci czegoś zabrakło w informacjach - napisz do mnie lub skomentuj. Opublikowałem kolejny odcinek podcastu w Saloniku u Jacka na temat dostępności kolei. Moim gościem był Piotr Czarnota.

W poniedziałek 6 marca odbędzie się kolejne spotkanie z cyklu Krytycznie o kryteriach, podczas którego porozmawiamy na temat audiodeskrypcji.

A już zupełnie na koniec - startujemy z tłumaczeniem WCAG 2.2 na język polski. Dam znać, co dalej i jak można podglądać lub przyłączyć się. Czekam na wiosnę i jakoś nie mogę się doczekać.