Dostępnik o formatowaniu tekstu

Na różnych forach pojawiają się pytania dotyczące formatowania tekstu w dokumentach. Ludzie pytają, inni odpowiadają, a jeszcze inni się irytują. Bo to wszystko jest prościej skomplikowane.

Wokół formatowania tekstu na stronach internetowych i w dokumentach elektronicznych narosło wiele mitów. Ja też im ulegałem, a nawet przyczyniałem się do ich upowszechniania. Zakładam jednak, że jeżeli na moje teksty sprzed kilku lat mogę patrzeć bez zawstydzenia i niesmaku, to znaczy że się nie rozwijam. A bardzo się staram rozwijać i na wiele spraw mam już inny pogląd.

Mity na temat formatowania tekstu

• Można używać tylko czcionek bezszeryfowych, bo one są dostępne.

• W dokumencie wielkość podstawowa czcionki to 12 punktów.

• Odstępy między wierszami muszą mieć 1,5 wysokości wiersza.

• Tekst musi być wyrównany do lewej strony.

• Nie wolno używać przypisów, stopek, nagłówków i czegoś tam jeszcze, w zależności od fantazji.

• Tekst musi obowiązkowo mieć nagłówki co konkretną liczbę akapitów.

• Akapity mogą mieć najwyżej ileś tam znaków.

Jest tego znacznie więcej, ale już nie chce mi się ich wymieniać. Te wszystkie stwierdzenia nie wynikają ze standardów dostępności, chyba że wewnętrznych, jak standardy dostępności Warszawy. Skąd zatem wzięły się te mity?

Oskarżam o to szkoleniowców i autorów poradników, w tym siebie. Oskarżam także odbiorców szkoleń i poradników, żądających prostych odpowiedzi. Ci żądają, więc powstają proste listy sprawdzające i jednostronicowe instrukcje. To się może przydawać w pewnych sytuacjach, bo upraszcza pracę. Jednak te rzeczy mogą zostać wyrwane z kontekstu i przeniesione do innego. I wtedy ta prostota zawodzi.

Demitologizacja

Znowu nie dam Ci prostych odpowiedzi, bo takich nie ma. Postaram się jednak rozszerzyć choć trochę Twoje spojrzenie na temat typografii w dokumentach w rodzaju plików tekstowych Word lub PDF. Świadomie ograniczam do tych elementów, bo ważny jest kontekst. Zupełnie inaczej trzeba spojrzeć na prezentacje ze slajdami, interaktywny formularz lub arkusz kalkulacyjny. Pamiętaj o tym i nie przenoś tych moich sugestii w inny kontekst.

Czcionki

Na temat czcionek już pisałem, więc tylko dla przypomnienia. WCAG nie wskazuje żadnej konkretnej czcionki, a nawet rodziny czcionek do używania. Za to przypomina, że czcionki z bardzo cienkimi liniami lub nietypowym wyglądem mogą być trudne do odczytania. Szczególnie, gdy są małe lub gdy kontrast jest niski. Ja do tego dokładam kontekst regionalny, bo w różnych krajach powszechnie używane są różne kroje czcionek, do których ludzie się już przyzwyczaili. Stopniowo traci to jednak na znaczeniu, bo wszyscy znają czcionki najbardziej rozpowszechnione w internecie, jak choćby Roboto, Helvetica, Times i kilka innych. Zatem nie da się wskazać konkretnej czcionki lub rodziny czcionek. No i bardzo dobrze, bo przecież możesz wtedy wybrać jakąś po prostu czytelną. Mam nadzieję, że nikt nie wpadnie na pomysł napisania rozporządzenia wskazującego konkretny krój, bo i takie oczekiwania się pojawiają.

No dobrze, a co z rozmiarami czcionek? Przecież WCAG wskazuje, że duża czcionka to 14 punkty pogrubiona lub 18 punktów bez pogrubienia. Z innych przesłanek można zaś wywieść, że w takim razie podstawowa wielkość to 12 punktów. Jeżeli chcesz, to przyjmij sobie takie założenie, bo nie ma w tym nic złego. Natomiast taka decyzja, zwłaszcza w połączeniu ze swobodą wyboru kroju, może zapędzić Cię w kozi róg. Różne kroje czcionek mają różne wielkości wizualne. Może Ci się to wydać dziwne, ale sprawdź to na własną rękę. Zobacz jak wyglądają różne kroje w tej samej wielkości. Potem obejrzyj je jeszcze w różnych miarach grubości. Jedne czcionki wydają się większe, a inne mniejsze. Grubość (waga) czcionek wpływa zaś na ich czytelność. Stąd właśnie uwagi od autorów WCAG o cienkich i ozdobnych krojach. Połącz zatem konkretny krój i odmianę czcionki z jej rozmiarem i dopiero oglądaj całość.

Dokumenty Word i PDF mają jeszcze pewną specyfikę, którą jest możliwość ich wydrukowania. Wydrukować można wszystko, ale te kategorie plików są do tego przygotowane. Dlatego myśl o tych dokumentach także w tym kontekście. Wtedy wielkość czcionki ma znaczenie, bo na papierze już jej się tak łatwo nie da powiększyć.

Odstępy w tekście

Znaki, wyrazy i akapity w tekście rozróżniasz dzięki odstępom między nimi. Znaki mogą być ciasno upakowane i wtedy są trudne do czytania. Jednak zbyt duże odstępy także mogą się nie sprawdzić. Podobnie jest z odstępami między wierszami i w mniejszym stopniu z akapitami. Jednak podczas szkoleń i w poradnikach można znaleźć rekomendacje, w jaki sposób sformatować tekst. Brzmi to z grubsza tak:

1. Kolory na pierwszym planie oraz kolory tła mogą być zmienione przez użytkownika.

2. Szerokość nie przekracza 80 znaków (40 w przypadku alfabetów: chińskiego, japońskiego i koreańskiego).

3. Tekst nie jest wyjustowany (tzn. wyrównany do prawego i lewego marginesu).

4. Odstępy między wierszami w akapitach wynoszą przynajmniej 1,5 wysokości linii, a odległość między akapitami jest przynajmniej 1,5 razy większa niż ta pomiędzy wierszami.

5. Rozmiar tekstu może zostać powiększony do 200% bez użycia technologii wspomagających, nie wymagając od użytkownika, chcącego odczytać cały wiersz, przesuwania tekstu w poziomie przy zmaksymalizowanym oknie ekranu.

Ta lista faktycznie pochodzi z WCAG, a dokładniej z kryterium sukcesu 1.4.8 prezentacja wizualna. Sęk w tym, że WCAG nie wymaga, aby treść była w ten sposób sformatowana. Oczekuje, że użytkownik będzie mógł tak sformatować tekst. Użytkownicy mają różne potrzeby i nie każdy chce mieć wielkie odstępy między wierszami lub tekst wyrównany do lewej. Czy to oznacza, żeby tych rekomendacji nie stosować od razu? Też nie, bo jeżeli dasz użytkownikowi możliwość regulacji, to on sobie przestawi justowanie do lewej na wyśrodkowanie lub wyjustowanie. W tym wszystkim chodzi o elastyczność dokumentu, która pozwala na dostosowanie treści do indywidualnych potrzeb lub przyzwyczajeń.

Jak możesz zepsuć tę elastyczność w dokumencie? Przede wszystkim formatując tekst spacjami, tabulatorami, enterami. Ten tekst będzie dobrze wyglądał w tym konkretnym układzie, ale zwiększenie wielkości czcionki choćby o punkt sprawi, że wszystko stanie się nieczytelne.

Struktura tekstu

Teraz przyjrzyjmy się temu, jak wygląda struktura dokumentu tekstowego. Mamy zatem litery łączące się w wyrazy, które z kolei łączą się w zdania. Koniec zdania potrafimy znaleźć dzięki znakom interpunkcyjnym lub wyglądowi. Zdania zazwyczaj są ułożone w akapity lub listy. Z listami jest prosto, bo od razu widać gdzie się zaczynają i kończą. Z akapitami bywa trudniej i dlatego wymyślono kilka sposobów na ich wyróżnienie. Kiedyś w Polsce stosowaliśmy wcięcie akapitu, czy dokładniej - jego pierwszego wiersza. Obecnie częściej stosujemy odstępy między akapitami, bo taki zwyczaj przyszedł do nas z Ameryki. To chyba jest jednak dobra zmiana, bo poszczególne akapity można łatwiej znaleźć wzrokiem. Polski styl to była ściana tekstu, w którym czasem zdarzało się jakieś wcięcie.

Jeżeli tekst jest długi, czytelnik zaczyna szukać struktury. Najczęściej nadajemy ją za pomocą śródtytułów. Dzielą one tekst na części większe, niż akapit. Mogą to być rozdziały i podrozdziały, a czasem jeszcze mniejsze jednostki dokumentu. To bardzo ułatwia czytanie i nawigowanie po dokumencie. A co na ten temat mówi nasz ulubiony WCAG?

W zasadzie nie zajmuje się tym tematem. Można wspomnieć o kryterium sukcesu 2.4.6 Nagłówki i etykiety, który oczekuje zapewnienia zrozumiałych informacji dla użytkownika. W objaśnieniach znajdziesz wyraźną wskazówkę, że dotyczy ono zrozumiałości a nie konieczności ich tworzenia. Wskazują wprost, że nagłówki z odpowiednią hierarchią mogą przejść kryterium 1.3.1, ale jeżeli nie opisują treści w sposób zrozumiały, to kryterium 2.4.6 już nie przejdą. Dlatego nie dodawaj nagłówków w dokumentach na siłę, bo ktoś tak powiedział. Zastanów się, czy takie nagłówki w dokumencie są potrzebne. Jeżeli tak - dodaj je dla wygody czytelnika. A jeżeli dokument jest krótki lub jego struktura nie wymaga podziału na części, nie rób tego.

Jeszcze słowo o etykietach w dokumentach. W tym przypadku nie chodzi o etykiety do pól formularzy. Chodzi o takie elementy tekstowe, które tytułują lub opisują jakiś obiekt. Mogą to być podpisy do tabel lub grafik, ale także etykiety wymyślone na potrzeby konkretnego dokumentu, na przykład do oznaczenia definicji, elementów słownika itp.

Inne elementy dokumentu

Co jakiś czas słyszę, żeby nie stosować w dokumentach tabel, przypisów, stopek, pagin (niepotrzebne skreślić, ponieważ nie są dostępne. Tymczasem prawda jest zupełnie inna: mogą być dostępne lub niedostępne, w zależności od tego, jak zostaną użyte. Każdy element w dokumencie może być dostępny lub nie i tu nie ma żadnych różnic. A zatem czym się kierować?

Główną zasadą jest prawidłowe używanie edytora tekstu. Jeżeli wydaje Ci się, że umiesz używać Worda, to masz pewnie rację - wydaje Ci się. Wystarczy, że zadam kilka pytań kontrolnych i z odpowiedzi będę wiedział, czy faktycznie umiesz go używać. Z drugiej strony - ja też mogę dostać pytania, które wprawią mnie w zakłopotanie. Bo Word to potężne narzędzie edytorskie, a nie elektroniczna maszyna do pisania. Zresztą nie będę Cię przesłuchiwał. Zadaj sobie jednak kilka prostych pytań:

• Czy zawsze używam stylów do formatowania dokumentów?

• Czy potrafię dodać do grafiki podpis i tekst alternatywny?

• Czy potrafię oznaczyć w tabeli wiersz z nagłówkami i kolumnę z nagłówkami?

Jeżeli na wszystkie odpowiesz twierdząco, to jesteśmy na podobnym poziomie, przynajmniej w obszarze tworzenia dostępnych dokumentów. Jest jednak tak wiele rzeczy, których nie potrafię zrobić… A na pewno są tacy, dla których jest to oczywiste.

Po tym przydługim wstępie zostało mi mało miejsca, więc krótko. Wstawiaj przypisy i tabele za pomocą narzędzi w edytorze. Dodawaj stopki i nagłówki. Po prostu rób porządnie dokument, a technologie asystujące sobie z nim poradzą. Owszem - są obszary, gdzie poradzą sobie gorzej, na przykład w formularzach, ale Word nie służy przecież do robienia formularzy. Podobnie jak Excel do edytowania tekstu, a z tym spotykam się notorycznie.

To znaczy, że nic nie wiadomo?

Aż tak źle nie jest i zaraz pokażę Ci listę pewnych zaleceń. Cały ten wcześniejszy tekst miał za zadanie wskazać, że to nie konkretny sposób formatowania jest kluczowy w dokumentach elektronicznych. Kluczowa jest tu elastyczność i możliwość dostosowania do potrzeb odbiorcy. Nawiasem mówiąc - format PDF jest zdecydowanie mniej elastyczny od dokumentu Word lub innego tekstowego. Dlatego WAI ostrzega przed używaniem PDF i rekomenduje inne formaty. Co zatem zrobić lub sprawdzić, żeby mieć pewną dozę pewności, że plik jest dostępny cyfrowo?

• Sprawdź, czy można w dokumencie powiększać tekst i wszystko nadal jest czytelne i zrozumiałe.

• Nie używaj spacji, tabulatorów i enterów do formatowania tekstu, bo coś takiego raczej się rozsypie przy dostosowaniu.

• Do dodawania elementów do dokumentu używaj gotowych narzędzi w edytorze. Dotyczy to tabel, grafik, wykresów i łączy. A potem zadbaj o ich dostępność, odpowiednio dla każdego rodzaju.

• Unikaj zagęszczania tekstu na siłę. Jeżeli możesz - pozostaw parametry domyślne, które zazwyczaj są najlepsze.

• Uważaj na elementy poboczne, jak ramki, grafiki i podobne. Powinny być odczytywane w odpowiedniej kolejności, zgodnie z logiką tekstu.

• Stosuj możliwie uniwersalne rozwiązania, na przykład format A4, układ pionowy (portretowy), marginesy pozwalające na swobodne rozpoznanie początku i końca linii oraz strony.

• Nie wymyślaj rozwiązań dostępnościowych na siłę, na przykład zapisywanie fonetyczne, dodawanie zbędnych informacji.

Są jeszcze pewne dobre praktyki, których tu nie wymienię. Obawiam się bowiem, że będą wzięte za obowiązkowe lub stosowane w dziwnych kontekstach. Moja ostatnia rada: nie przejmuj się aż tak bardzo. Większość dokumentów tekstowych to po prostu tekst do przeczytania i niewiele więcej.

Wieści o dostępności

Do Global Accessibility Awareness Day zostało 11 tygodni. Wciąż się organizujemy i może nie widać tego jeszcze, ale jesteśmy dość zaawansowani. Piszę w liczbie mnogiej, bo przecież AutomaticA11y nie będzie jedyną imprezą. Poznański Snowdog organizuje wydarzenie 2 dni wcześniej, to znaczy 14 maja. Już możesz dodać do zakładek stronę wydarzenia, chociaż informacji tam nie ma zbyt wiele. Podobnie jak na mojej o AutomaticA11y. To jednak tylko pozór. Mamy już termin, miejsce i częściowo ułożone programy. Jeszcze czekam na zgłoszenia prezentacji lub stolików tematycznych. Do tego będzie jeszcze panel dyskusyjny, który zgodziła się prowadzić Agata Gawska. Dzięki Agato. A jeżeli uda nam się skończyć nasz mały wspólny projekcik, to pokażę go na stoliku tematycznym.

Jeżeli nie chcesz czekać do maja, to Snowdogi organizują spotkanie także 26 marca. Mają parę, muszę przyznać. Tutaj link do strony wydarzenia, które znowu robią wieczorem.

Wspomnę jeszcze o projekcie ustawy o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze. Ten tytuł jest naprawdę taki długi i możesz go nie rozpoznać. Wcześniej to była ustawa o dostępności niektórych produktów i usług, co mi się zdecydowanie bardziej podobało. To jest ta ustawa, co od 2 lat powinna już być uchwalona, a ona krąży między rządem i parlamentem. Jednak prawnicy dodali do niej wzór legitymacji kontrolera, więc sprawa jest poważna. Możesz się spodziewać, że o 7 rano zapukają do twoich drzwi trzej panowie w garniturach i pokażą Ci legitymację CBD. Ech marzenia…

Przypominam Ci o moim ebooku o WCAG 2.2, który możesz dostać bezpłatnie, ale nie za darmo. Udostępnij znajomym i nieznajomym link referencyjny, a jeżeli 3 z nich zasubskrybuje Dostępnik, dostaniesz link do książeczki. Kilka osób już ją ma. Na razie nie mam żadnej recenzji, więc musi być albo genialna, albo tak słaba że czytelniczki i czytelnicy nie chcą mnie przygnębiać. Może też nikt jeszcze do niej nie zajrzał i wtedy to już nie moja wina lub zasługa.

I to by było na tyle. Polecam Ci film “Nie patrz w górę” na Netfliksie. Póki co, nadal niczego nie robimy, żeby zapobiec katastrofie. Jako przedstawiciel najinteligentniejszego gatunku na tej planecie, wprawia mnie to w zdumienie. Trzymaj się ciepło.